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Introducción
El programa de las 5’s es una herramienta muy útil para el ámbito laboral y la vida diaria, ya que ayuda a desarrollar la disciplina, nos ayuda a ser más organizados y eficaces al momento de realizar las tareas cotidianas.
Cuáles son las 5s
Se llaman las 5’s debido a sus siglas en japones. Son cinco pasos por seguir y se enumeran de la siguiente manera:
- Seiri – Selección: Eliminar lo que no se usa.
- Seiton – Organización: ubicar las cosas en el lugar que les corresponda.
- Seiso – Limpieza: Quitar el polvo, mantener las áreas limpias.
- Seiketsu – Estandarización: identificar, enumerar, etiquetar.
- Shitsuke – Disciplina: Mantener el orden y la limpieza, no regresar a los malos hábitos.
Cómo se aplica al área de trabajo
Ya que conocemos en que consiste cada paso, hay que aplicarlo en cada espacio siguiendo los pasos de manera ordenada.
- Seiri: Se vacían anaqueles, repisas, cajas y contenedores para poder visualizar todo lo que se tiene y así poder identificar que cosas no deben estar ahí porque corresponden a otra área, que cosas se deben mandar a almacenar (documentos, por ejemplo), que cosas ya no sirven.
- Seiton: Una vez que hemos eliminado las cosas que no corresponden al espacio en el que se está, se empieza a hacer el reacomodo, dejando a la mano lo que más se utiliza y buscando que todo quede visible, ya que eso ayudará a que no perdamos tiempo buscando y a que no termine olvidado en algún rincón sin ser utilizado. Se dejan las cosas más pesadas lo más cerca del suelo y las cosas que menos se usan en las partes superiores de las repisas.
- Seiso: Se hace limpieza a detalle, eliminando polvo, tirando empaques, cajas, y basura que haya quedado, usando los productos adecuados. El punto es poder visualizar un espacio organizado y limpio.
- Seiketsu: Se agregan etiquetas para ubicar las cosas siempre en un mismo lugar, se ponen nombres a carpetas, se identifican lockers.
- Shitsuke: el paso más difícil de seguir ya que se refiere a la constancia. Lograr hacer un hábito de colocar las cosas en su lugar, mantener las cosas limpias, y evitar la acumulación de cosas inservibles o que entorpezcan la operación sólo se puede lograr con perseverancia e interés. Para fomentar que esto pase se deberá revisar cada día que las cosas no pierdan su lugar y al menos una vez al mes volver a hacer este ejercicio desde el paso 1, a profundidad y a consciencia. Y así poco a poco cada vez se tendrán menos detalles que revisar.
Resultado
Para ayudar a que la implementación de este programa sea más eficaz, a continuación, se presenta la lista de cosas que se pueden encontrar en cada área, así como las reglas para depurarlas según sea necesario.
Frontdesk: la primera imagen hacia los clientes
- Computadora.
- CPU
- No break
- Monitor de cámaras.
- Terminales bancarias (Amex/ terminal Inbursa).
- Teléfono conmutador
- Radios
- Reloj checador
- Caja de efectivo con llave
- Tarjetas de presentación del hotel y del gerente (para casos de emergencia)
- Carpetas ordenadas en el archivero de
- Reservas por llegar
- Cartas de bienvenida
- Pagos del día
- Salidas del día
- Formatos de recepción
- Información de taxis y tours
- Reporte de ama de llaves
- Llaves más utilizadas:
- Baños
- Cuarto de basura
- Bodega de personal de recepción
- Llaves de oficina de gerencia
- Llaves del bar
El back: servidor y almacenamiento primordial
Lo más importante de esta área es el site; es de suma importancia mantener los alrededores despejados. Evitando así el sobre calentamiento de las maquinas, que se desenchufen cables o que algo pudiera hacer corto circuito. Además, hay que mantenerlo libre de polvo ya que es el principal enemigo de equipos electrónicos.
Funge como espacio temporal de almacenamiento de equipaje, por no más de 12 horas.
Se tienen los materiales más importantes para la operación del área de recepción.
- Documentos legales
- Aromatizante e insecticida
- Amenidades de habitación (papel higiénico, jabón, etc.)
- Capsulas de café para huéspedes
- Papelería
- Hojas blancas
- Folders
- Sobres
- Plumas, plumones, marcadores, corrector
- Cintas adhesivas
- Grapas
- Clips
- Broches Baco
- Post it
- Vales de caja
- Tintas para impresora
- Pilas
- Rollos para terminales bancarias
- Llaves de habitaciones
- Regalos que damos a los huéspedes
- Libreta de comentarios
- Caja de herramientas y manuales de uso
- Archivo de Auditorias
- Archivo de Tarjetas de registro de hospedados
- Llaves de pisos
- Sombrillas
- Cargadores
- Adaptadores para enchufes
Bodegas de personal
Se cuenta con 3 bodegas donde el equipo de trabajo podrá resguardar sus pertenencias, como lo son uniformes y materiales de trabajo, cuentan con lockers y baño.
- En primer piso: para personal de recepción y áreas públicas.
- En segundo piso: para camaristas.
- En tercer piso: para personal de mandos medios.
Roperías
Se cuenta en total con 2 espacios de ropería distribuidos en 1 piso donde se ubican:
- Toallas de baño
- Toallas de mano
- Tapetes
- Sabanas
- Fundas
- Amenidades de habitación
- Shampoo
- Acondicionador
- Jabón
- Crema
- Papel higiénico
- Cacahuates
- Agua
- Planchas y burros, ventiladores y calentadores.
Hay una ropería principal donde además de lo mencionado se pueden tener
- Almohadas
- Insertos
- Duvets
- Pies de cama
- Batas de baño
- Pantuflas
Hay una bodega de insumos donde se encuentran materiales de limpieza como son:
- Jabón
- Cloro
- Fibras
- Microfibras
- Guantes
- Atomizadores
- Escobas
- Bolsas para basura
- Papel Higiénico
- Chocolates
- Químicos:
- Abrillantadores
- Liquido 503
- Limpia vidrios
- Desinfectantes
- Limpia baños
Auditoría 5s
Las 5S son una buena manera de aportar una mejora continua en los hoteles, se debe utilizar como herramienta para guiar a los equipos de trabajo en la disciplina, orden y la limpieza. Se ha llegado a un punto aceptable, ahora se debe mantener de esa forma, para ello será necesario realizar auditorías semanales para garantizar el cumplimiento y poder disfrutar de los beneficios que estas técnicas ofrecen.
El gerente de cada hotel es el responsable de realizar la auditoría semanal, la cual no tendrá un día definido, pero tiene que realizarse entre Lunes y domingo de cada semana dejando pasar al menos 4 días entre una y otra auditoría.
Estas auditorías se tienen que realizar por departamentos, por tanto se puede utilizar el formulario del Anexo 1. Los puntos para revisar son:
- Condiciones del lugar, mueble y equipos
- Orden y estado de archivos
- Orden, limpieza y riesgos del almacenamiento
- Respeto al orden y lugares para cada cosa
- Limpieza en general de las áreas, muebles y objetos
- Equipos de limpieza que sean suficientes y adecuados
- Identificación de espacios para el personal
- Conocimiento de las normas por el personal
- Aplicación de los estándares para todos
- Existencia de auditorías.
Conclusión
Aprender a implementar herramientas de trabajo como los son las 5’s nos ayudan, no solamente a tener un ambiente laboral más agradable, nos vuelve eficaces, productivos y sobre todo nos impulsa a hacer mejoras incluso en el ámbito personal. Llevar lo aprendido a la vida cotidiana garantiza un crecimiento personal importante que a la larga nos ayudará a ser mejores en cada actividad que realicemos, aumentar y a sentirnos mejor con ello. A veces los pequeños cambios son los más grandes.