Gerente de Ventas

Table of Contents

Estándar de eficiencia

Para lograr la eficiencia se deben alcanzar los siguientes puntos:

1. Alcanzar y mejorar la utilidad planeada para el mes y el año.
2. Alcanzar y mejorar el porcentaje de ocupación.
3. Mantener una calificación mínima de 8 en los distintos indicadores de satisfacción del huésped, como son Booking, Expedia, cuestionarios a huésped de salida etc.
4. Mantener al mínimo el número de quejas de Huéspedes y dar seguimiento oportuno y profesional a las que se pudieran presentar.
5. Mantener un ambiente de trabajo agradable, de respeto a los compañeros, medible en los resultados obtenidos (Clima Organizacional) y comprometido a satisfacer y exceder las expectativas de Huéspedes y Clientes.

Estándar de calidad del Gerente de Ventas

El estándar de ventas implica alcanzar las metas de producción (Room Nights, Tarifa Promedio e Ingresos) planeados para cada mes y durante el año. 

Segmentos

Los segmentos de ventas que se deben cubrir durante todo el año haciendo convenios y mantenimiento de cartera son:

1. Agencias de viajes minoristas.
2. Agencias de viajes mayoristas.
3. Empresas y corporativos.
4. Casas productoras.
5. Hospitales.

Tipos de tarifas

Los segmentos a los que se ofrecerán tarifas serán los siguientes:

1. Tarifa pública: dirigido al público en general y para registros sin reservación previa.
2. Tarifa Comisionable: sólo para agencias de viajes minoristas, se requerirá factura por comisión de hospedaje.
3. Tarifa Empresarial: se ofrecerá a empresas que no sean agencias de viajes y estancias gubernamentales, embajadas y partidos políticos.
4. Tarifa Neta: es la tarifa para agentes de viajes mayoristas quienes usarán la tarifa para la creación de paquetes turísticos, es la tarifa más baja que se puede ofrecer.
5. Tarifas de grupos: esta tarifa se negocia caso por caso observando la cantidad de habitaciones y temporadas en que se aplicará, requiere políticas de contratación estrictas para confirmar.

Actividades de promoción de ventas

Las ventas requieren una mezcla de actividades que deben ser coordinadas y ejecutadas por el gerente de ventas:

1. Visitas a empresas y agencias.
2. Actividades de telemarketing.
3. Participación en eventos turísticos de la CDMX.
4. Identificar fechas de oportunidad de forma anualizada.
5. Crear promociones en coordinación con el Gerente General.
6. Email marketing.
7. Venta de eventos.
8. Participación en ferias y tianguis turísticos, nacionales e internacionales.

Administración

Control de convenios y comunicación eficiente hacia los hoteles.

1. Plan de acción para la consecución de metas.
2. Reporte semanal de ventas para Gerencia General y Dirección General.
3. Participación en representación del hotel con organismos como Asociaciones de Hoteles y Agentes de Viajes.

Políticas

Políticas de contratación y cancelación

Las contrataciones deberán efectuarse en forma escrita proporcionando la siguiente información:

1. Anticipo del 50% como confirmación del grupo para realizar la reserva y bloqueo de las habitaciones.
2. Pago del 100% del presupuesto 45 días antes de la llegada del grupo.
3. Enviar Rooming List 30 días antes del arribo, que debe contener los siguientes datos:
   1. Nombres de los huéspedes por habitación.
   2. Indicación de las fechas de entrada y salida de cada habitación.
   3. Scanner de la identificación de cada uno de los huéspedes (para agilizar el registro).
   4. Datos de facturación (R.F.C., Razón o Denominación Social).
   5. Hay que mencionar que gastos ampara la Cuenta Maestra y qué gastos pagará el huésped directamente.
4. No se permite la entrada a menores de edad.
5. No se permiten mascotas.
6. No manejamos habitaciones triples ni cuádruples.
7. Al ingresar al hotel todas las personas del grupo deberá registrarse y abrir un voucher por habitación por la cantidad de 2,000 MXN (o equivalente en USD) como garantía para consumos adicionales en las instalaciones.
8. Nuestros convenios no representan crédito para la empresas o agencias.

Se aceptan cancelaciones sin cargo hasta 30 días antes de la llegada, se cobrará el 50% del total si cancelan entre 29 y 15 días antes de la llegada, se cobrará el 75% del grupo si cancelan entre 14 y 10 días antes de la llegada, se cobrará el 100% del grupo si se cancela con menos de 10 días antes de la llegada del grupo.

Políticas de reservaciones de grupos y eventos.

Cada que se confirme un grupo se deberá:

1. Cada que se confirme un grupo se creará un file de grupo donde se archivarán todos los documentos referentes a ese grupo, cotizaciones, correos, confirmaciones de pago, confirmación de reservación, instructivo de grupo, etc.
2. Solicitar el pago correspondiente según el tiempo para la llegada del grupo, puede ser un 50% mínimo para los grupos que tienen más de 3 meses y el 100% del pago para los que tengan menos de 3 meses para llegar.
3. Una vez recibido el pago, se deberá llenar la papeleta de reservación de grupos y entregar al Gerente Operativo del hotel para que le confirme el bloqueo del grupo.
   1. Está prohibido realizar reservaciones de grupo sin el pago correspondiente establecido en la política de contratación.
4. El Gerente Operativo devolverá la papeleta de reservaciones con el código de la reserva y firmada por él, dicha papeleta deberá archivarse en el file de grupo.
5. Solicitar rooming list del grupo donde indiquen distribución de personas por habitación, identificación de cada una (preferentemente) y observaciones específicas como dificultades de movimiento, alergias, etc.

Políticas de coordinación de grupos y eventos.

1. A cada grupo se le debe crear un Instructivo de Grupo (orden de servicio) donde se especifica:
   1. Nombre y teléfono del cliente coordinador del grupo.
   2. Cantidad de habitaciones que ocupará el grupo.
   3. Rooming list con los nombres de los huéspedes.
   4. Indica los servicios incluidos en la negociación del grupo
      1. Se deberá dar copia del instructivo a cada departamento involucrado en el servicio del grupo
   5. Observaciones generales que indique que pueden y que no pueden hacer los huéspedes.
   6. Observaciones particulares que indiquen si alguien tiene un requerimiento especial, alergia, etc.

Formas de pago

Los pagos podrán ser efectuados de la siguiente manera:

• No se aceptan pagos en efectivo.
• Con Tarjeta de Crédito o débito. Se requerirá carta autorización de cargo a tarjeta.
• Mediante depósito en nuestra cuenta de cheques.
• Mediante transferencia a la siguiente cuenta. Para transferencias nacionales deberá ser con un mínimo de 5 días hábiles, en el caso de transferencias internacionales se deberá hacer con 30 días de anticipación.

Debido a que las tarifas son confidenciales, todas las reservas deberán ser prepagadas antes de la llegada del huésped (según política de contratación), si a la llegada del huésped no se ha recibido el prepago correspondiente, se aplicará la tarifa Pública Vigente solicitando al huésped la forma de pago.

Reporte semanal y Chart de Grupos

Cada semana se realizarán dos juntas de Feedback:

1. Cada viernes a las 13:30 horas reporte de eventos con Dirección General y Gerente de Restaurantes (30 minutos).
2. Cada sábado a las 10:30 horas con los siguientes reportes (30 minutos):
   1. Resumen de la agenda de la semana actual para cierre de semana.
   2. Relación de convenios firmados durante la semana.
   3. Presentación de cotizaciones de grupos con posible cierre.
   4. Presentación del Chart de Grupos actualizado al mes corriente y dos meses a futuro.
   5. Presentación de la agenda de la siguiente semana